मेहमानों की सूची बनाना और RSVP पर नज़र रखना

मेहमानों की सूची सबसे पहले क्यों

लगभग हर बड़ा फ़ैसला संख्या पर टिका होता है: आयोजन स्थल का आकार, कैटरिंग, ट्रांसपोर्ट, कमरे और रिटर्न गिफ़्ट। जब तक मेहमानों की एक कामचलाऊ गिनती न हो, कोटेशन बस अंदाज़े हैं। सूची का मसौदा जल्दी बना लें, भले ही बाद में वह बदल जाए।

सूची को स्तरों में बाँटें

परिवार के हर पक्ष से कहें कि वे नामों को तीन स्तरों में बाँटें। पहला स्तर: वे लोग जिनके बिना शादी हो ही नहीं सकती। दूसरा स्तर: वे लोग जिन्हें आप वहाँ ज़रूर देखना चाहते हैं। तीसरा स्तर: वे लोग जिन्हें जगह और बजट हो तो आप बुलाएँगे। जब संख्या घटानी हो, तो पूरी सूची दोबारा खोलने के बजाय आप सबसे निचले स्तर से कटौती करते हैं।

हर कार्यक्रम की गिनती अलग करें

कुछ मेहमान कुछ कार्यक्रमों में आएँगे और बाकी में नहीं। हर परिवार के लिए एक पंक्ति रखें, जिसमें हर कार्यक्रम का एक कॉलम हो और उसमें उस परिवार से उस कार्यक्रम में आने वाले लोगों की संख्या हो। हर कॉलम का कुल वही संख्या है जो उस कार्यक्रम के आयोजन स्थल और कैटरर को देनी है।

• बच्चों की गिनती अलग करें; कैटरर और आयोजन स्थल उन्हें अलग तरह से गिन सकते हैं।
• बाहर से आने वाले परिवारों पर निशान लगाएँ, ताकि पता रहे कि किसे कमरे और ट्रांसपोर्ट चाहिए।
• बुज़ुर्गों और ऐसे किसी भी व्यक्ति को नोट करें जिसे बिना सीढ़ी वाला रास्ता या बैठने के लिए शांत जगह चाहिए।
• अगर आपका कैटरर उन्हें भी गिनता है, तो कार्यक्रम में खाना खाने वाले वेंडरों और मददगारों को भी जोड़ें।

हर परिवार से RSVP पर नज़र रखें

जवाब हर व्यक्ति से नहीं, हर परिवार से लें: हर परिवार को एक कॉल या एक मैसेज। निमंत्रण पर जवाब देने की साफ़ आख़िरी तारीख़ लिखें, फिर उसके एक हफ़्ते बाद फ़ॉलो-अप करें। अगर आपके कैटरर के अनुबंध में अंतिम संख्या देने की कोई समय-सीमा तय है, तो उसी से पीछे की ओर हिसाब लगाएँ।

टाइमलाइन जनरेटर आपकी तारीख़ और मेहमानों की संख्या के हिसाब से सही समय पर RSVP और अंतिम संख्या से जुड़े काम जोड़ देता है।

निजी जानकारी सुरक्षित रखें

मेहमानों की सूची में नाम, फ़ोन नंबर और पते होते हैं। इसे केवल उन्हीं लोगों के साथ साझा करें जिन्हें इसकी ज़रूरत है, जैसे निमंत्रण भेजने वाला व्यक्ति या कमरे रोककर रखने वाला होटल, और बड़े ग्रुप चैट में पूरी सूची डालने से बचें।