कार्यक्रम के दिन की रन शीट (कार्यक्रम-पत्र) कैसे लिखें
हर कार्यक्रम के लिए एक पेज, जो हर वेंडर और मददगार को बताए कि कहाँ रहना है, कब, और किसे फ़ोन करना है।
रन शीट किसलिए होती है
उस दिन वैन कहाँ खड़ी करनी है, ऐसे सवालों पर फ़ोन उठाने का काम शादी करने वाले जोड़े और उनके माता-पिता का नहीं होना चाहिए। रन शीट हर कार्यक्रम के लिए एक पेज होता है जो ऐसे सवालों के जवाब पहले से दे देता है। जिस किसी के ज़िम्मे कोई काम है, उसे एक कॉपी मिलती है।
इसमें क्या लिखें
- कार्यक्रम का नाम, तारीख़, आयोजन स्थल का पता और नक्शे का लिंक।
- शुरू और ख़त्म होने का समय, साथ ही वेंडरों के पहुँचने और सेट-अप का समय।
- पंद्रह या तीस मिनट के चरणों में कार्यक्रम की टाइमलाइन।
- हर वेंडर का नाम, ज़िम्मेदार व्यक्ति और उसका फ़ोन नंबर।
- आपकी तरफ़ से हर वेंडर के लिए संपर्क व्यक्ति कौन है।
- उस दिन कौन-से भुगतान देने हैं, कितने, और उन्हें कौन सौंपेगा।
- सबसे पास का अस्पताल, और आपातकालीन किट किसके पास रहेगी।
- अगर बारिश हो, बिजली चली जाए या कोई वेंडर देर से आए, तो क्या होगा।
कॉपी करने लायक टेम्पलेट
इसे किसी दस्तावेज़ या मैसेज में कॉपी करें और हर कार्यक्रम के लिए भरें:
कार्यक्रम: ______ तारीख़: ______ आयोजन स्थल: ______ नक्शा: ______ आयोजन स्थल पर संपर्क: ______ (फ़ोन ______) समय-सारिणी __:__ वेंडर पहुँचते हैं (सजावट, साउंड, कैटरिंग) __:__ परिवार पहुँचता है __:__ मेहमान पहुँचते हैं __:__ खाना परोसना शुरू __:__ म्यूज़िक बंद होना ज़रूरी (आयोजन स्थल के नियम जाँचें) __:__ सामान समेटना शुरू वेंडर (नाम / ज़िम्मेदार व्यक्ति / फ़ोन / हमारा संपर्क व्यक्ति) सजावट: ______ कैटरिंग: ______ फ़ोटोग्राफ़ी: ______ साउंड: ______ ट्रांसपोर्ट: ______ आज के भुगतान (वेंडर / रकम / कौन देगा) ______ आपात स्थिति सबसे पास का अस्पताल: ______ आपातकालीन किट किसके पास: ______ बारिश होने पर: ______
इसे जल्दी साझा करें और एक ही कॉपी अपडेट करें
रन शीट वेंडरों को एक हफ़्ते पहले भेजें, उनसे अपने समय जाँचने को कहें, और एक मास्टर कॉपी रखें। अगर कुछ बदले, तो सुधार ज़ुबानी आगे बढ़ाने के बजाय मास्टर कॉपी अपडेट करके दोबारा भेजें।
वेंडर से सवालों की सूचियाँ रन शीट के लिए ज़रूरी जानकारी जुटाने में आपकी मदद करती हैं।